Los 10 errores más comunes al iniciar una empresa

1- Demasiadas veces las empresas no conocen o no entienden la importancia del flujo de efectivo. El dinero es la grasa que lubrica los componentes de su negocio. Mantenga sus estados financieros actualizados y revise los reportes. Un día a la semana, todo el equipo relacionado con el flujo de dinero de la empresa debería revisar el Flujo de Efectivo, los reportes de cuentas por cobrar y los de cuentas por pagar.

Errores en el Flujo de Efectivo

1. Confundir Ventas con Flujo de Efectivo: muchas empresas han desaparecido por agotar sus recursos para cubrir grandes pedidos sólo para encontrarse con que no tienen suficiente dinero para pagar salarios, facturas y materias primas.
2. Gastar el dinero antes de tenerlo: nunca cuente con el dinero de los inversionistas o de las cuentas por cobrar antes de que llegue y esté disponible en el banco.
3. No mantener suficientes reservas de dinero: habrá tiempos difíciles en que se necesitará disponer de ellas. Créelas u obtenga una línea de crédito de un banco.
4. Tener todos los huevos en una canasta: atender sólo a una idea/cliente. ¿Qué va a suceder cuando se pierda a ese cliente por la razón que sea?
5. Comprar una finca o activos innecesarios cuando se tiene un éxito inicial: muchos negocios han fallado cuando llega la siguiente mala racha y una parte importante de su dinero está amarrada en su edificio o aviones o automóviles o yates.

2- Piense mucho e intensamente antes de contratar amigos y familiares. Los riesgos inherentes frecuentemente sobrepasan a los beneficios.

Sí, ella puede ser su mejor amiga y la idea de trabajar juntos para construir su empresa ser atractiva. ¿Pero qué pasará cuando sus habilidades no crezcan con su empresa en expansión, o ella no dedique el tiempo y esfuerzo requeridos? Buena suerte reparando la relación una vez que lo anterior suceda. Yo perdí a mi mejor amigo de la secundaria de esta forma.
Otro error de contratación: enamorarse de un nuevo contratado antes de que demuestre su verdadero valor para la empresa. Esto se llama "fase de luna de miel" -el periodo durante el cual el nuevo elemento trata de ser perfecto. Después de un tiempo, se relajan y revelan su verdadera personalidad y sus hábitos de trabajo.

3- Temprano en mi carrera empresarial, mientras realizaba la transición de una mentalidad de gran corporación, me dieron este sabio consejo: "La mejor parte de tener tu propio negocio es poder escoger cuándo trabajarás tus 80 horas semanales".

Una encuesta reveló que el 62% de los propietarios de pequeños negocios empezaron trabajando 50 o más horas semanales. En promedio, los propietarios de pequeños negocios trabajaban 52 horas cada semana. Más aún, 57% de los propietarios de pequeños negocios declararon trabajar 6 o más días a la semana.
He observado que los propietarios que trabajan sólo 40 horas a la semana incrementan las posibilidades de fracasar. Un nuevo negocio casi siempre requiere de todo el tiempo que le pueda dedicar y más todavía.

4- Uno de mis consejos favoritos para los propietarios de negocios nuevos: "Mantén tu negocio en la miseria hasta que encuentre su "salsa secreta"; entonces, y sólo entonces, inyéctele/consiga fondos para crecer en grande". En otras palabres, mantenga su overhead y sus costos bajos hasta que perfeccione su modelo de negocios. Ni siquiera piense en expandirse mientras no tenga un flujo de efectivo positivo y cuente con suficientes reservas.

Muchas empresas en sus etapas iniciales juntan un montón de capital (privadamente, públicamente, de riesgo) y se expanden más rápidamente de lo que el negocio dicta. Esas empresas frecuentemente se quedan sin dinero y difícilmente logran conseguir algo más.

5- "Lo único que es contante es el cambio", decía el antiguo filósofo griego Heráclito. Su negocio irá en zigzag mientras usted escuche a sus clientes. Los líderes inteligentes miran hacia el futuro. El cambio llegará. Atrápelo.

6- Si tiene la oportunidad de iniciar un negocio que ocupe sólo parte de su tiempo, mientras sigue teniendo ingresos de su empleo principal, ello representa una ventaja clave: puede perfeccionar la "salsa secreta" de su negocio antes de depender financieramente de él como su principal fuente de ingresos.

7- Hay algunos puntos del error sobrehumano:

Más inteligente que todos los demás: no pedir consejo de otros y pensar que sólo porque usted cree tener una gran idea ésta es real. En este caso el fundador no hace ninguna tarea ni trata de entender las necesidades de los clientes antes de iniciar el negocio.
No me duele: "si me mantengo metiéndole tiempo al problema, desaparecerá". Administrar un pequeño negocio no es una carrera de velocidad, es un maratón. Aprenda a mantener su paso. Trabajar duro, sin hacerlo inteligentemente, sólo lo cansará y lo hará infectivo para resolver los retos diarios de su negocio.
Más duro que el acero por no pedir ayuda: ¿No desea admitir que usted no sabe qué hacer en algunas situaciones? Emprendedores y dueños de negocios sabios crean una "junta de consejo" para adquirir conocimientos y retroalimentación.

8- El activo más valioso que posee su empresa no es la maquinaria ni la propiedad intelectual. Son sus asociados. Con todo y ello, veo a muchos fundadores/propietarios tratar a sus asociados como si fueran engranes de un motor fácilmente reemplazables. Cree una cultura donde todos se sientan valiosos y apreciados. Esto podría incluir, dependiendo de su negocio:

1. Compartir las utilidades mediante opciones para adquirir acciones.
2. Compartir información interna de la empresa con su equipo. A nadie le gusta trabajar en un vacío de información. Cree una administración de "libro abierto".
3. Delegue y dé crédito a los demás cuando se lo merezcan.
4. Felicite en público, reprenda en privado.
5. Conozca a su equipo. Encuentre qué motiva a cada miembro. Ayúdelos a alcanzar sus metas y ellos ayudarán a la empresa a lograr sus objetivos.

9- Ninguna empresa o pequeño negocio en sus primeras etapas puede hacer todo perfectamente para cubrir todos los factores y contingencias la primera vez. Si lo intenta, nunca arrancará a tiempo para aprovechar las oportunidades de mercado. Esto se debe a no contar con los suficientes recursos.

Abrace la filosofía de SBPH (Suficientemente Bueno Para Hoy).
Cree lo que necesite ser creado o haga lo que necesite hacerse para que su empresa avance en el futuro inmediato. Entonces enfóquese en el siguiente asunto. Puede que el sitio web que creó necesite actualizarse en 6 u 8 meses, pero su negocio es probable que haya cambiado para entonces. O al producto que creó puede que le falten algunas características que usted desearía, pero sáquelo al mercado para que genere ingresos; usted podrá agregarle más características al siguiente modelo.

10- Nos enamoramos de nuestra "gran" idea para un nuevo negocio o expansión y creemos que hará dinero desde el primer día por ser tan revolucionaria. Debo confesarme culpable de esto en más de una ocasión. Mi entusiasmo por el nuevo producto o servicio me llevó a no enfocarme mucho en las ventas. Hoy, cuando inicio una nueva empresa o producto, asumo que nadie querrá comprar sin mi intervención personal en el proceso de ventas y mercadotecnia.

Haga su tarea. Reúnase con los clientes potenciales y escuche sus necesidades. Si no le gusta vender, de todas formas aprenda a hacerlo. Necesita tener el dedo en el pulso de su industria. Recuerde que nadas sucede en los negocios sin las ventas.

Todas las empresas tienen que pasar por un período de prueba, preparación, transición, lucha, constancia, tenacidad, para lograr objetivos a largo plazo. Ningún negocio resulta exitoso en menos de 3 o 5 años. Miente quien diga lo contrario...

Es la causa de frustración de la juventud de ahora. Piensan que sólo basta idear un producto, sacarlo al mercado, y a vuelta de año... ¡ya está... ya son millonarios!

En una pequeña empresa, el futuro no puede ser conocido. La única cosa cierta acerca de él es que será diferente, indeterminado, amorfo; se tendrán que ir tomando decisiones conforme se presenten las eventualidades, los obstáculos, los inconvenientes, que siempre los hay.

Pero las ideas siempre comienzan siendo pequeñas. Ese es el motivo por el cual, el planteamiento de largo alcance no sólo es para la gran compañía. También es la razón por que la pequeña empresa realmente puede tener una ventaja al intentar planear el futuro, en el presente. Los nuevos pequeños negocios requieren de una gran cantidad de esfuerzo, de preparación, de sacrificios, de ahorros y sobre todo, de visión para el futuro.

Tener que dar cuentas del dinero que llevamos en la cartera es una idea que no a todos agrada, sin embargo, cuando se trata de un negocio formal el llevar un registro detallado, en orden y en tiempo de los ingresos que se generan, es de vital importancia.

Desde hace 4 meses Rafael Rodríguez, forma parte de somoskin.com, plataforma experta en la contabilidad, en brindar orientación para quienes son debutantes en temas fiscales, declaraciones, y facturación, pero también ofrece servicios sumamente especializados para estar al corriente de todos los compromisos que hay que cumplir ante Hacienda, nóminas y cuotas del IMSS/Infonavit, por ejemplo.

Aunque pareciera sencillo comprender a qué se enfoca la contabilidad, Rafael expresa que generalmente existe desconocimiento sobre todas las áreas que realmente se trabajan desde los números de una empresa.

"La contabilidad es una técnica de registro, es saber registrar muy bien tus ingresos, gastos, costos, todo de acuerdo a normas que nos regulan; queremos demostrar que no es complicado como muchas veces se cree y nos hacen ver".

Rafael, maestro en Análisis Tributario por la Universidad de Guadalajara, señala que este proyecto está respaldado por profesionales no solo desde lo académico, pues si bien Kin da sus primeros pasos, la experiencia se refleja a través de sus socios forjados en despachos contables de prestigio, además de estar comprometidos en un trato personalizado con los usuarios que podrán acceder a estos servicios totalmente digitales.

"Kin nace de un despacho tradicional que busca atender clientes contables, fiscales, de todo tipo. Creo que hay un sector específico de clientes que están desinformados, que no saben con quién acudir y a veces no quieren entrar al mundo de la fiscalidad porque le tiene miedo a la autoridad, el que los revisen, las auditorias, los impuestos. Sin embargo, existen muchas herramientas fiscales y legales para poder apoyar a esos emprendedores y pequeños contribuyentes que no pueden pagar un gran despacho".

Puntualiza que ante situaciones como las causadas por la pandemia del COVID-19, el emprendimiento de negocios y proyectos que buscan ser redituables, son constantes, por lo que atender la contabilidad es la opción más certeza para iniciar con el pie derecho.

"El tema económico ahora es muy delicado en algunas empresas, pero también es bueno para otras que están en el 'e-comerce' y el uso de plataformas, tuvieron un crecimiento exponencial a diferencia de otros, pero también existen herramientas que te permiten otras posibilidades para echar andar un negocio".

Desde cero

Rafael Rodríguez comparte que el tener actualizados documentos de identificación, es tan solo uno de los pasos iniciales para que un proyecto empresarial vaya por el buen camino y así, con la asesoría de expertos, avanzar en concretar ese emprendimiento totalmente formal en el mercado que le permita ser más competitivo.

"Tenemos que saber quién eres, a qué de dedicas, qué es lo que quieres hacer, cuántos ingresos pretendes tener en tus primeros meses para vender o gastar, si ya tienes firma electrónica. Son preguntas que nos permiten saber si debes de estar en cierto régimen o actividad, que puedes acceder a estímulos. Todo depende de cada caso en particular, es saber dónde estás parado".

Explica que otro factor que ayuda o puede incluso empeorar la experiencia contable de un cliente, es el compromiso del contador y su equipo de trabajo con el usuario, especialmente si no tienen atenciones personalizadas y no hay un seguimiento puntual en cada caso.

"Uno de los puntos por los que nace Kin es que los pequeños contribuyentes no tienen la capacidad económica de pagar una gran firma para que le lleve su contabilidad y muchas veces estas grandes empresas ni te hacen caso, pero también existe un mercado que está con un contador que trabaja en una empresa y en sus tiempos libres le ayuda o se trata de un familiar, pero no hay una buena atención, puede haber un servicio pésimo, eso es una bola de nieve de problemas".

Accede a Kin desde su plataforma digital https://somoskin.com/, en donde podrás conocer los diversos servicios y atenciones fiscales y de contabilidad.

9 signs you'll never be rich (Kathleen Elkins Apr 14th 2016).